Influência das exigências legais e da Teoria da Administração na estrutura de tipos documentais em organizações

Ano: 2013 | Volume: 2 | Número: 2

Autores: M. C. de C. Pazin Vitoriano

Palavras-chave: documentos arquivísticos, gestão de documentos, arquivos empresariais, diplomática, legislação arquivística

Resumo Português:

Introdução: Apresenta uma discussão sobre a criação e manutenção de modelos e fórmulas documentais ao longo do último século nas organizações privadas, sob os condicionantes da exigência legal e da Teoria da Administração. Método: Pesquisa de base documental, pautada na análise de três tipos documentais utilizados em organizações: diário geral, folha de pagamento e folder/folheto institucional. Resultados: São apresentadas e discutidas questões ligadas à regulação das atividades documentais por Lei, a influência da função administrativa de controle para analisar as permanências dos documentos, e as mudanças em tipos documentais mais comumente encontrados em arquivos privados. Conclusão: As estruturas presentes nos documentos de arquivo são influenciadas pelas exigências legais na medida em que, ao estabelecerem obrigações e fórmulas para estruturação da informação, produzem tipos documentais específicos, assim como os métodos e técnicas preconizadas pela Teoria da Administração refletem tanto na manutenção de tipos de documentos mais tradicionais quanto na criação de novas fórmulas.

Resumo Inglês:

Introduction: It presents a discussion on the creation and maintenance of documents´models and formulas over the last century in private organizations, under the limitations of the legal requirement framework and the Administration Theory. Method: Desk research and analysis of three types of documents used in organizations: general ledger, payroll and folder/corporate brochure. Results: There are issues related to the regulation of documentary activities regarded to the influence of the administrative control in the analysis and document retention, as well as the changes that occurs in the most common document types that exist in a private organization. Conclusions: The structures present in the records are influenced by legal requirements to the extent that they not only require the establishment of formulas for arrange the information, but give live to other types of documents outputs. Besides, methods and techniques recommended by Management Theory influence the maintenance of traditional document types, as well as for creating new formulas.

Resumo Espanhol:

Introducción: Presenta una discusión sobre la creación y el mantenimiento de los modelos y fórmulas documentales a lo largo del siglo pasado en las organizaciones privadas, en virtud de las limitaciones de la exigencia legal y Teoría de la Administración. Método: Investigación de base documental y análisis de tres tipos documental utilizada en las organizaciones: diario general, la nómina y la carpeta/folleto institucional. Resultados: Se presentan y se discuten temas relacionados con la regulación de las actividades documentadas por la ley, la influencia de la función de control administrativo en el análisis y en la permanencia de los documentos, y los cambios en los tipos documentales más comunes en los archivos privados. Conclusiones: Las estructuras presentes en los documentos de archivo son influenciadas por los requisitos legales en la medida en que estos no solamente obligan al establecimiento de fórmulas para la estructuración de la información, como producen determinados tipos documentales. Además, los métodos y las técnicas recomendadas por la Teoría de la Administración influyen en el mantenimiento de los tiposdocumentales tradicionales y para la creación de nuevas fórmulas.