Preservação digital de documentos arquivísticos potenciais reconhecendo e enfrentando o problema

Ano: 2022 | Volume: 3 | Número: Não se aplica

Autores: Santos, Vanderlei Batista dos

Palavras-chave: Arquivística, Preservação digital, Documento arquivístico digital, Documento arquivístico potencial, Documento arquivístico ruim

Resumo Português:

Introdução: As políticas e os procedimentos de gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais estão cada vez arraigadas nos processos de trabalho e nos processos informacionais das mais diversas instituições. A extensa bibliografia sobre o tema deixa claro que já existe um caminho pavimentado para a produção, tratamento e preservação dos novos documentos arquivísticos digitais. Todavia e quanto aos milhões de registros digitais que foram produzidos, e ainda o são, sem respeito a requisitos arquivísticos? Oque fazer quando os registros digitais (documentos) que se originaram de atividades e ações institucionais não foram produzidos ou mantidos de forma que se possa verificar sua autenticidade e confiabilidade? Objetivo:Abordar o problema apresentado pelos documentos digitais “arquivísticos” produzidos sem requisitos técnicos que permitam inferir sobre sua confiabilidade e autenticidade, propondo abordagens para confrontar a situação. Metodologia: É utilizada a metodologia de pesquisa exploratória do tipo revisão bibliográfica sobre o tema, complementada com a análise da experiência de instituições selecionadas, com informações coletadas por meio de formulário direcionado. Resultados: A literatura oferece subsídios para a identificação e o tratamento de documentos digitais que tenham sido produzidos sem requisitos que garantam sua qualificação como arquivístico. Todavia, a experiência das instituições ainda é incipiente, embora respalde as propostas de tratamento discutidas neste estudo. Conclusão: Observou-seum cenário de solução potencial, mas ainda distante da realidade, pela falta de mapeamento da situação e a priorização do enfrentamento do problema.

Resumo Inglês:

Introduction: Policies and procedures for the management and preservation of digital records and archival documents are increasingly rooted in the work processes and informational processes of the most diverse institutions. The extensive bibliography on the subject make it clearthat is already a paved path regarding the creation, treatment and preservation ofnew digital records. But what about the millions of digital records that were produced, and still are, without respect for archival requirements? What to do when digital documents that originated from institutional activities and actions were not producedor maintained in a way that their authenticity and reliability can be verified? Objective: To address the problem presented by “archival” digital documents produced without technical requirements that allow inferences about their reliability and authenticity, proposing approaches to confront the situation. Methodology: An exploratory research methodology such as a bibliographic review on the subject is used, complemented with the analysis of the experience of selected institutions, with information collected through a directed form. Results: The literature offers subsidies for the identification and treatment of digital documents that have been produced without requirements that guarantee their qualification as archival. However, the experience of the institutions is still incipient, although it supports the treatment proposals discussed in this study. Conclusion: A potential solution scenario was observed, but still far from reality, due to the lack of mapping of the situation and the prioritization of facing the problem.