Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros
Ágora
Gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos nos Ministérios Brasileiros
Autor Correspondente: Claudineli Carin Seiffert | [email protected]
Palavras-chave: ministérios brasileiros, gestão arquivística de documentos, preservação digital, acesso aos documentos
Resumos Cadastrados
Resumo Português:
Este estudo apresenta uma análise dos aspectos da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos dos ministérios brasileiros, com destaque para os documentos arquivísticos produzidos em meio digital. Realizou-se um levantamento de dados em vinte e dois ministérios brasileiros sobre os seguintes temas: política de gestão de documentos arquivísticos; existência de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; envio de listagens de eliminação de documentos ao Arquivo Nacional; sistema informatizado voltado à produção de documentos arquivísticos digitais; existência de política de preservação digital e aplicação de plataforma arquivística de acesso e difusão de documentos. Constatou-se que a maioria dos ministérios não possui política de gestão de documentos, e embora muitos possuam Comissão Permanentede Avaliação de Documentos instituída, não se constata uma efetiva eliminação de documentos por meio do envio de listagens de eliminação de documentos ao Arquivo Nacional. Identificou-se o uso de sistemas informatizados para produção e tramitação de documentos digitais, mas, em contrapartida, os elementos da gestão arquivística de documentos digitais são atendidos por uma parcela mínima dos ministérios, representando um cenário pouco propício à gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos.
Resumo Inglês:
This study presents an analysis of the aspects of the management, preservation,and access to the records of the Brazilian ministries, with emphasis on records produced in digital media. A survey of data was carried out intwenty-two Brazilian ministries on the following topics: records management policy; existence of a Standing Document Evaluation Committee; sending of deletion of records to the National Archives; computerized system for the production ofdigital records; existenceof a digital preservation policy; and, application of archival platform of access and diffusion of records. It was found that most ministries do not have a record management policy, and although many have a permanent record evaluation committee, there is no effective deletion of records by sending records deletion of records to the National Archives. The use of computerized systems for the production and processing of digital records has been identified, but, on the other hand, the elements ofdigital records management are attended by a minimal portion of the ministries, representinga perspective that is not conducive to the management, preservation and access to digital records.
