A gestão informatizada de documentos no TCM do estado da Bahia

Ano: 2014 | Volume: 8 | Número: 1

Autores: A. P. de O. Villalobos, P. OLiver

Palavras-chave: gerenciamento eletrônico de documentos, sistema de informação, documentos digitais

Resumo Português:

- O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, GED, é considerado, atualmente, a estrutura essencial para o planejamento e a implementação de sistemas de informação, provendo a infra-estrutura tecnológica necessária para propiciar às organizações melhores níveis de comunicação, produtividade e qualidade na gerência documental. Este artigo aborda, através de uma revisão de literatura, a definição de conceitos básicos pertencentes ao âmbito de sistemas de informação digitais. Busca ilustrar, via a metodologia estudo de caso, as transformações ocorridas no Tribunal de Contas dos Municípios (TCM) do Estado da Bahia em consequência da implantação de um sistema de GED. Os resultados mostraram que a implantação no TCM do sistema de gerência digital modificou completamente a forma de trabalho na organização, evidenciando a resistência na adoção da gestão informatizada em substituição aos processos manuais. As tecnologias de GED no TCM transformaram o processamento de documentos desde a sua criação, indexação, armazenamento, recuperação e distribuição. As aplicações de gerência eletrônica possibilitaram ampliar a concepção de documento, concebidos como repositórios digitais de texto, gráficos e recursos de multimídia, substituindo a perspectiva tradicional de documento associado às páginas impressas estáticas. Os sistemas de GED podem beneficiar os profissionais da informação, dotando-os de novos instrumentais científicos e tecnológicos para a produção e a gerência documental.

Resumo Inglês:

The Electronic Document Management, EDM, is currently considered the essential structure for planning and implementation of information systems, providing the technology infrastructure necessary to provide organizations with improved levels of communication, productivity and quality management in the documentary. This article discusses, through a literature review, definition of basic concepts within the scope of digital information systems. Searching illustrate the methodology via a case study, the changes in the court of accounts of the municipalities of the state of Bahia as a result of implementing an EDM system. The results showed that the implementation of TCM in the digital management system completely changed the way of working in the organization, showing the strength in the adoption of computerized management to replace manual processes. The technologies GED turned on TCM document processing since its creation, indexing, storage, retrieval and distribution. The electronic management applications enabled enlarge the design document, designed as digital repositories of text, graphics and multimedia capabilities, replacing the traditional view of document associated with static printed pages. The systems can benefit GED information professionals, giving them new instrumental science and technology for the production and management of documents.