Diagnóstico arquivístico: um relato de experiência na Pró-Reitoria de Pesquisa e Extensão (PROPEX) do Instituto Federal de Sergipe (IFS)
Ágora
Diagnóstico arquivístico: um relato de experiência na Pró-Reitoria de Pesquisa e Extensão (PROPEX) do Instituto Federal de Sergipe (IFS)
Autor Correspondente: Manuela do Nascimento Silva | [email protected]
Palavras-chave: diagnóstico arquivístico, gestão documental, arquivo setorial.
Resumos Cadastrados
Resumo Português:
O presente artigo objetiva o destaque para a criação e uso de um diagnóstico que viabiliza a coleta e padronização dos procedimentos quanto à documentação produzida e/ou recebida, obedecendo às políticas arquivísticas a fim de aplicar a gestão documental dentro da instituição PROPEX. A metodologia utilizada foi a revisão bibliográfica momento em que a literatura existente corrobora com os fatos atuais esclarecendo pontos da pesquisa, e o estudo de caso foi o suporte para os resultados mais profundo e detalhado da pesquisa. A análise evidencia uma realidade que envolve muitas instituições, desburocratizar os processos que implica o acesso às informações e organização do seu acervo é uma lacuna existente, uma saída é a busca por soluções a fim de melhorar o espaço físico e disponibilizar a informação no momento da busca. Assim, os dados coletados tornaram-se um ponto de partida para a aplicação da gestão documental que visa a organização e padronização dos documentos setoriais por meio das técnicas arquivistas com a finalidade de dar acesso às informações institucionais de forma coerente e organizada. Conclui que o objetivo testifica o diagnóstico setorial como um vetor que possibilita a organização e padronização dos documentos contribuindo de forma positiva para a gestão documental.
Resumo Inglês:
This article aims to highlight the creation and use of a diagnosis that enables the collection and standardization of procedures regarding the documentation produced and / or received, following the archival policies in order to apply document management within the PROPEX institution. The methodology used was the bibliographic review when the existing literature corroborates the current facts clarifying research points, and the case study was the support for the deeper and more detailed research results. The analysis highlights a reality that involves many institutions, reducing the bureaucracy of processes that imply access to information and organizing their collection is an existing gap, one way out is the search for solutions in order to improve the physical space and make the information available at the moment of the process. search. Thus, the collected data became a starting point for the application of document management that aims at the organization and standardization of sectorial documents through archivist techniques in order to give access to institutional information in a coherent and organized manner. It concludes that the objective testifies to the sectorial diagnosis as a vector that enables the organization and standardization of documents, contributing positively to document management.
