Avaliação de documentos em instituições públicas de Ensino Superior de Florianópolis – SC: panorama de uma década

Ano: 2020 | Volume: 9 | Número: 1

Autores: Iuri Ianiski de Moura, Eliana Maria dos Santos Bahia

Palavras-chave: Avaliação de documentos.,Arquivística, Instituições de ensino superior, Tabela de temporalidade de Documentos, Comissão permanente de avaliação de documentos

Resumo Português:

Introdução: A avaliação de documentos é uma atividade essencial da gestão documental, constituindo-se de uma função arquivística responsável em identificar valores para os documentos, visando estabelecer prazos de guarda e destinação para a documentação. As instituições de ensino também se veem diante de problemas gerados pelo aumento contínuo de documentos. Objetivo: Investigar as políticas de avaliação de documentos em instituições públicas de ensino superior de Florianópolis – SC. Metodologia: No ano de 2009, durante o Curso de Pós-Graduação a Distância Especialização Gestão em Arquivos, da Universidade Federal de Santa Maria, foi realizado um estudo descritivo, de abordagem qualitativa, onde por meio de questionário, foram coletados os dados em três instituições de ensino. Dez anos depois, em 2019, o mesmo questionário foi aplicado novamente nas três instituições objeto da pesquisa, visando identificar as evoluções ocorridas no período. Resultados: Constatou-se que não houve transformação significativa nos últimos dez anos na situação das instituições de ensino analisadas, no que diz respeito a avaliação de documentos, mas algumas evoluções aconteceram, como o fato de aumentar o número de arquivistas em duas das instituições, o que possibilita a profissionalização do trabalho arquivístico. Conclusões: Apesar dos avanços pontuais que foram percebidos, a evolução do trabalho de avaliação de documentos foi pequena nos últimos dez anos. Mas a publicação do Código e Tabela de Temporalidade das IFES, produzido pelo Arquivo Nacional, é de grande contribuição para todas as instituições de ensino superior.

Resumo Inglês:

Introduction: The evaluation of documents is an essential activity of document management, being an archival function responsible for identifying values for documents, aiming to establish storage and destination deadlines for documentation. Educational institutions also face problems generated by the continuous increase of documents, especially public institutions. Objectives: Investigate document evaluation policies in public higher education institutions in Florianópolis – SC. Methodology: In 2009, during the Postgraduate Course on Specialization in Archive Management, Federal University of Santa Maria, a descriptive study was carried out, with a qualitative approach, where through questionnaire, data were collected at three educational institutions. Ten years later, in 2019, the same questionnaire was applied again in the three institutions object of the research, aiming to identify the developments that occurred in the period. Results: It was found that there were no significant changes in the situation of the educational institutions analyzed in the last ten years, but some developments have taken place, as the fact of increasing the number of archivists in two of the institutions, which enables the professionalization of archival work. Conclusions: Despite the punctual advances that were noticed, the evolution of the document evaluation work was small in the last ten years. But the publication of the IFES Code and Temporality Table, produced by the National Archive, is of great contribution to all higher education institutions.

Resumo Espanhol:

Introducción: La evaluación de documentos es una actividad esencial de la gestión de documentos, ya que es una función de archivo responsable de identificar los valores de los documentos, con el objetivo de establecer plazos de almacenamiento y destino para la documentación. Las instituciones educativas también enfrentan problemas generados por el aumento continuo de documentos. Objetivo: Investigar políticas de evaluación de documentos en instituciones publicas de educación superior en Florianópolis – SC. Metodología: En 2009, durante el Curso de Postgrado en Especialización en Gestión de Archivos, Universidad Federal de Santa María, se realizó um estudio descriptivo, con un enfoque cualitativo, donde, a través de un cuestionario, se recopilaron datos en tres instituciones educativas. Diez años después, em 2019, se volvió a aplicar el mismo cuestionario en las tres instituciones objeto de la investigación, con el objetivo de identificar los desarrollos ocurridos en el período. Resultados: Se encontró que no hubo una transformación significativa en la situación de las instituciones educativas analizadas en los ultimos diez años pero se han producido algunos desarrollos como el aumento en el numero de archiveros en dos de las instituciones, lo que permite la profesionalización del trabajo de archivo. Conclusiones: A pesar de los avances puntuales que se notaron, la evolución del trabajo de evoluación de documentos fue pequeña en los últimos diez años. Sin embargo, la publicación del Código e Tabela de Temporalidade das IFES, producida por los Arquivo Nacional (BR), es de gran contribución para todas las instituciones de educación superior.