ARQUIVOS E DOCUMENTOS EMPRESARIAIS: DA ORGANIZAÇÃO COTIDIANA À GESTÃO EFICIENTE
Revista de Gestão e Secretariado - GeSeC
ARQUIVOS E DOCUMENTOS EMPRESARIAIS: DA ORGANIZAÇÃO COTIDIANA À GESTÃO EFICIENTE
Autor Correspondente: Elisabeth Adriana Dudziak | [email protected]
Palavras-chave: Arquivos empresariais; Tipologias documentais; Organização documentária; Secretário executivo
Resumos Cadastrados
Resumo Português:
O objetivo deste artigo é apresentar e discutir o processo de planejamento, organização, guarda e gestão de arquivos e documentos empresariais, do ponto de vista do profissional de secretariado executivo. Inicia-se o texto a partir da introdução ao cenário atual com foco na dinâmica global, as demandas de serviço e o papel essencial do secretário executivo na empresa. Apresenta-se uma revisão teórica dos principais conceitos e normas internacionalmente adotadas na organização de arquivos. Estabelece-se a necessidade de realizar, mais do que a simples organização de arquivos, a gestão de documentos e arquivos. Com base nesta premissa, são apresentadas as bases teórico-conceituais para a implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo, a partir das principais tipologias documentais existentes nas empresas e respectivos critérios classificação e temporalidade de guarda de documentos. Discute-se a importância do planejamento estratégico, tático e operacional da gestão de arquivos. Finaliza-se o artigo com a descrição das etapas de implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo e o código de ética do gestor de documentos.
Resumo Inglês:
The aim of this paper is to present and discuss the process of planning, organization and management of business archives and documents from the standpoint of the professional of executive secretary. It begins from the introduction to current scenario with focus on global dynamics, the service demands and the essential role of executive secretary in the company. It presents a theoretical review of key concepts and standards internationally adopted. The sets out the need of carry more than the simple organization of archives, management of documents and archives. Based on this premise, we present conceptual bases for implantation of a Service of Documentation and Archive, main document types in companies, and criteria of classification and document custody temporality. We discuss about the importance of strategic planning, tactical and operational management of archives. Finally, we present a description of the steps of the implantation of an Archive and Documentation Service, and the code of ethics of document manager.
