Gestão de Documentos e da informação na Procuradoria-Geral do Estado do Espírito Santo: estudo das potencialidades do modelo Records Continuum
Ágora
Gestão de Documentos e da informação na Procuradoria-Geral do Estado do Espírito Santo: estudo das potencialidades do modelo Records Continuum
Autor Correspondente: Ingrid Lima Euzébio | [email protected]
Palavras-chave: records continuum, procuradoria-geral do estado do Espírito Santo, gestão de documentos, teoria das três idades
Resumos Cadastrados
Resumo Português:
A automatização dos processos nos procedimentos administrativos e judiciais nas esferas públicas torna constante o uso de sistemas de recuperação da informação integrados aos documentos híbridos e nato-digitais porque garantem a celeridade, por isso é necessário que se adotem os princípios e teorias arquivísticas visando o sucesso da Gestão de Documentos, promovendo um novo olhar sobre a teoria do ciclo de vida dos documentos. Este estudo objetiva descrever os procedimentos de digitalização e automatização documental na Procuradoria-Geral do Estado do Espírito Santo, pela perspectiva da gestão de documentos baseada na teoria das três idades documentais, correlacionados pelo modelo Records Continuum, no que tange aos documentos digitais. Trata-se de uma pesquisa qualitativa e de natureza aplicada. É exploratória e descritiva quanto aos objetivos e emprega como procedimentos metodológicos o estudo de caso. Demonstra, por meio de procedimentos regulares do poder público estadual, potencialidades do Records Continuum para o tratamento de documentos digitais, considerando a criação, o fluxo e a disseminação. Para tanto, a pesquisa teve como resultado, que no estudo de caso analisado, a gestão de documentos sob o viés do ciclo vital está bem estruturada e consistente, porém existe a possibilidade da colaboração do modelo Records Continuum ao se tratar de documento arquivístico digital. Dessa forma, conclui-se que os fundamentos teóricos e metodológicos do Records Continuum auxiliam em processos de tratamento documental para a promoção da celeridade e da transparência dos trâmites públicos em atendimento de instituições e seus sujeitos de direito.
Resumo Inglês:
The automation of processes in administrative and judicial procedures in the public spheres makesconstant the use of information retrieval systems integrated with hybrid and born-digital documentsbecause they guarantee celerity, so it is necessary to adopt archival principles and theories aiming atthe success of the Document Management, promoting a new look at the document life cycle theory.This study aims to describe the procedures of document digitization and automation in the AttorneyGeneral's Office of the State of Espírito Santo, from the perspective of document management basedon the theory of the three document ages, correlated by the Records Continuum model, with regard todigital documents. This is a qualitative and applied research. It is exploratory and descriptive in terms of objectives and employs the case study as methodological procedures. It demonstrates, through regular procedures of the state public power, the potential of the Records Continuum for thetreatment of digital documents, considering the creation, the flow and the dissemination. Therefore,the research had as a result, that in the analyzed case study, the document management under thelife cycle bias is well structured and consistent, but there is the possibility of collaboration of theRecords Continuum model when dealing with a digital archival document. In this way, it is concludedthat the theoretical and methodological foundations of the Records Continuum help in documentarytreatment processes to promote speed and transparency of public procedures in service of institutionsand their subjects of law.
