Administração do tempo: Habilidade necessária ao profissional de secretariado

Ano: 2005 | Volume: 1 | Número: 1

Autores: Daniela Giareta Durante

Resumo Português:

Devido ao grande número de atividades de responsabilidade do profissional de secretariado, hoje, nas organizações, o gerenciamento do seu próprio tempo faz-se necessário para atender a essa demanda de atividades. Além disso, uma das atividades que é esperada desse profissional é o gerenciamento do tempo do seu(s) executivo(s). Para o gerenciamento eficaz do seu tempo, a secretária ou o secretário devem ter, primeiramente, conhecimento total de suas atividades, e aprimorá-las constantemente; saber fazer as coisas e, ainda, conhecer os recursos que têm disponível para auxiliá-los na realização das tarefas. Devem, por exemplo, digitar com mais agilidade, elaborar documentos com competência, conhecer e utilizar todos os recursos informatizados (sistema de mala direta, pesquisas e compras de passagens pela internet, convocar reunião através de e-mail, calcular através do excel e de calculadora HP12c, etc). O planejamento diário das atividades é essencial na administração do tempo. No planejamento, devem ser incluídas as atividades profissionais e pessoais e definidas as prioridades, identificando o que é urgente e o que é importante naquele momento ou para aquele dia. A secretária ou o secretário precisam dar conta das atividades urgentes em primeiro lugar, mesmo porque as atividades importantes, posteriormente, tornar-se-ão urgentes. Devem ter consciência de que não adiantará resolver, encaminhar, realizar uma série de atividades se essas não forem as prioritárias para o executivo ou para a organização. No planejamento, também poderão prever a realização das atividades mais difíceis e desgastantes nos horários em que são mais produtivos. Para isso, precisam conhecer-se o suficiente para saber quais são as suas horas mais produtivas.